年會(huì)活動(dòng)策劃就是幫助各大企業(yè)、組織、協(xié)會(huì)、單位，舉辦各類(lèi)型的主題年會(huì)活動(dòng)的策劃公司。而大型年會(huì)活動(dòng)的策劃就是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。那么大型年會(huì)活動(dòng)策劃如何劃分活動(dòng)階段呢?
第一階段：調(diào)研。任何一個(gè)大型年會(huì)活動(dòng)策劃公司在策劃一場(chǎng)大型年會(huì)活動(dòng)時(shí)必須要有一個(gè)鮮明的主題。在進(jìn)行一個(gè)大型的年會(huì)活動(dòng)策劃之前必須就主題進(jìn)行調(diào)研。一次大型的年會(huì)活動(dòng)，即是這個(gè)主題對(duì)公眾或參與者的重要展示，市場(chǎng)調(diào)研可以幫助活動(dòng)的策劃者確定哪個(gè)是活動(dòng)的目標(biāo)客戶(hù)市場(chǎng)或第一市場(chǎng)，以及了解到目標(biāo)客戶(hù)對(duì)大型活動(dòng)的期待性要求有哪些，希望達(dá)到什么樣的目的和效果。
第二階段：分析與創(chuàng)意。在年會(huì)活動(dòng)的調(diào)研完成之后，就需要進(jìn)行針對(duì)年會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面進(jìn)行分析，這是激發(fā)創(chuàng)意與靈感的階段，是讓年會(huì)活動(dòng)組織者設(shè)計(jì)整個(gè)大型活動(dòng)藍(lán)圖的階段。要想讓大型年會(huì)活動(dòng)不落俗套，必須要有創(chuàng)意性的思路及變革的想法。
第三階段：方案策劃：活動(dòng)具體方案的策劃。策劃期通常是大型活動(dòng)組織管理中用時(shí)最長(zhǎng)的周期。從各種大型活動(dòng)策劃與實(shí)踐中，如果調(diào)研越準(zhǔn)確，前期分析越充分，那么方案策劃期相應(yīng)的越簡(jiǎn)單，用的時(shí)間也越少。在此階段要充分運(yùn)用時(shí)間、空間以及速度三個(gè)因素來(lái)確定直接的資源是否得到充分的運(yùn)用，三因素能否有效的運(yùn)用直接關(guān)系到大型活動(dòng)的最終結(jié)果成功與否。
第四個(gè)階段：大型活動(dòng)的協(xié)調(diào)。在大型活動(dòng)的過(guò)程當(dāng)中，需要協(xié)調(diào)的因素很多。對(duì)外需要協(xié)調(diào)政府，以及一些職能部門(mén)如公安消防、交通管理部門(mén)、醫(yī)院、學(xué)校等等凡是能涉及到的因素。對(duì)內(nèi)需要協(xié)調(diào)場(chǎng)地、人員、時(shí)間、參加者等等。
評(píng)估是大型活動(dòng)策劃與管理的最后一個(gè)階段，也是總結(jié)及檢討改善，以及策劃與管理下一個(gè)大型年會(huì)活動(dòng)的階段。在活動(dòng)的運(yùn)行當(dāng)中或者結(jié)束后，運(yùn)用調(diào)查或者電話回訪等手法，了解評(píng)估活動(dòng)的成效以及成敗。
具體活動(dòng)準(zhǔn)備：
1、與年會(huì)活動(dòng)主辦者洽談。
2、向活動(dòng)主辦方提供活動(dòng)接待策劃方案和報(bào)價(jià)。
3、邀請(qǐng)活動(dòng)主辦者實(shí)地考察活動(dòng)舉辦場(chǎng)所。
4、與活動(dòng)主辦者確認(rèn)活動(dòng)接待方案。
5、與活動(dòng)主辦者簽訂活動(dòng)接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
6、確認(rèn)活動(dòng)主辦者預(yù)付活動(dòng)訂金事宜。
7、在活動(dòng)舉辦前制定活動(dòng)工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及活動(dòng)接待手冊(cè)。
8、準(zhǔn)備活動(dòng)資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、活動(dòng)配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
活動(dòng)進(jìn)行：
9、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車(chē)站：專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站。
10、活動(dòng)酒店現(xiàn)場(chǎng)：活動(dòng)秘書(shū)分發(fā)活動(dòng)資料，來(lái)客接待。
11、活動(dòng)秘書(shū)協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。
12、活動(dòng)秘書(shū)在活動(dòng)接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)活動(dòng)禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。
13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
14、提前確認(rèn)活動(dòng)代表（客戶(hù)）的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。
15、確認(rèn)旅游公司為該活動(dòng)提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、房餐車(chē)導(dǎo)游等安排）。
16、確認(rèn)并保障活動(dòng)期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。
17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協(xié)調(diào)活動(dòng)期間的交通工具的安排。
19、代辦活動(dòng)代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
活動(dòng)總結(jié)：
20、活動(dòng)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、活動(dòng)代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。
21、活動(dòng)資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。
22、與活動(dòng)主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。
23、歡送代表工作。